Persetujuan & Penandatanganan
Gunakan approval queue, approval policies, dan alur tanda tangan dengan lebih rapi.
Memakai antrean persetujuan
Antrean persetujuan membantu tim internal menahan dokumen sebelum dikirim keluar. Ini berguna saat legal, finance, atau manajemen perlu memberi persetujuan lebih dulu.
Gunakan queue ini untuk menjaga kualitas dokumen, bukan sekadar menambah langkah administrasi.
Kebijakan persetujuan
Kebijakan persetujuan cocok saat tim Anda punya aturan berulang, misalnya nilai kontrak tertentu selalu butuh persetujuan manajer atau finance.
Kapan perlu policy
Saat persetujuan tidak lagi bisa dikelola manual satu per satu karena volume dokumen mulai meningkat.
Kapan belum perlu
Saat tim masih kecil dan keputusan persetujuan masih bisa ditangani dengan komunikasi langsung tanpa mengganggu kecepatan kerja.
Mengelola penandatanganan
Begitu kontrak siap, langkah berikutnya adalah mengirimnya ke pihak yang harus menandatangani. Pastikan daftar pihak, urutan komunikasi, dan deadline sudah jelas sebelum dokumen dikirim.
Sebelum kirim untuk tanda tangan
- •Pastikan email tiap pihak benar dan masih aktif.
- •Cek ulang isi final kontrak agar tidak ada revisi setelah dokumen dikirim.
- •Pastikan tim internal tahu siapa PIC yang akan menindaklanjuti jika proses tanda tangan tertahan.
Follow-up ketika proses macet
Status yang tidak berubah bukan berarti sistem gagal. Sering kali penyebabnya ada di pihak penandatangan, persetujuan yang belum direspons, atau komunikasi yang belum diteruskan.
Jangan hanya menunggu status berubah